FirstCallAgency · Close CRM aus der Vertriebspraxis
Close CRM einrichten. Mehr Zeit für Gespräche. Eure Chancen im Blick.
Starte mit einer Kontaktliste, die dir zeigt, wer heute dran ist. Telefoniere direkt aus dem CRM, versende die passende E-Mail und lass wiederkehrende Aufgaben automatisch vorbereiten. Alle Ansprechpartner, Gesprächsnotizen und Verkaufschancen bleiben dabei im Zusammenhang.
So wird aus deinen Kontakten eine Arbeitsgrundlage für den Vertrieb: weniger suchen und organisieren, gezielter anrufen und verlässlich nachfassen. Als Vertriebsagentur arbeiten wir selbst täglich mit Close. Diese Erfahrung bringen wir in dein Setup ein – vom ersten Gespräch bis zur Wiedervorlage und Auswertung.
Für Solo-Selbstständige, Start-ups und B2B-Teams, die ihre Kontakte besser nutzen möchten.
Standard-Setup ab 2.000 € netto zzgl. Umsatzsteuer. Datenaufbereitung, Import und Schulungen nach Bedarf zusätzlich.
30 Minuten mit Irma Kern: eure Anforderungen, deine Fragen und ein Einblick in die Möglichkeiten von Close.
Partnerlink: Bei einem Abschluss über diesen Link können wir eine Provision von Close erhalten.
Deine täglichen Arbeitslisten.
Links wählst du die passende Arbeitsliste. In der Tabelle siehst du Ansprechpartner, Gesprächsstand und nächste Aufgabe – damit du gezielt nachfassen kannst.
Arbeitsweise kennenlernenDas Unternehmen im Zusammenhang
Alle Ansprechpartner und Gespräche in einer gemeinsamen Ansicht.
Im B2B-Vertrieb sprichst du häufig mit mehreren Menschen im selben Unternehmen. Die IT-Leitung hat andere Fragen als der Einkauf oder die Geschäftsführung. Trotzdem gehören diese Gespräche zusammen.
In der Unternehmensansicht von Close stehen Ansprechpartner, Kontaktdaten, Gesprächsnotizen, E-Mails, Aufgaben und Verkaufschancen zusammen. Du siehst die Verbindung zwischen den Menschen und dem bisherigen Austausch. Das erspart dir viele Wechsel zwischen einzelnen Datensätzen und die Suche nach verstreuten Informationen.
Dein Team sieht, wer bereits mit wem gesprochen hat, welche Informationen verschickt wurden und was als Nächstes vereinbart ist. Das erleichtert die Vorbereitung auf ein Gespräch genauso wie die Übergabe an einen Kollegen oder den Außendienst.
Wir richten die Ansicht so ein, dass eure wichtigen Informationen schnell auffindbar sind – vom ersten Kontakt bis zur laufenden Verkaufschance.
Telefonie und E-Mail
Direkt telefonieren. Passende E-Mails versenden. Im Gespräch bleiben.
Telefonie direkt im CRM
Mit der integrierten Telefonie kannst du Kontakte direkt aus Close anrufen und Anrufe entgegennehmen. Während des Gesprächs hast du die bisherigen Informationen vor dir. Anschließend hältst du das Ergebnis fest und legst den nächsten Schritt an.
Auf Wunsch beziehen wir die Transkription und KI-Zusammenfassung von Gesprächen ein. Das kann die Nachbereitung verkürzen und hilft, wichtige Aussagen festzuhalten. Wir stimmen Rufnummern, Funktionen und den Umgang mit Gesprächsaufzeichnungen mit euch ab.
E-Mail-Vorlagen sofort griffbereit
Nach einem Gespräch die passenden Informationen schicken, einen Termin bestätigen oder ein Angebot nachfassen: Du wählst die hinterlegte Vorlage direkt beim Kontakt aus, prüfst die Nachricht und verschickst sie mit einem Klick auf „Senden“.
Gemeinsam entwickeln wir eine übersichtliche Vorlagenstruktur für eure typischen Gesprächssituationen. Angaben wie der Name des Ansprechpartners lassen sich automatisch einsetzen. Die Suche nach einer alten E-Mail oder einer Vorlage in einem anderen Ordner entfällt. So lassen sich weitere Kontaktpunkte mit wenig Aufwand vorbereiten.
Mehrere Kontaktpunkte sinnvoll verbinden
Ein Telefonat, eine E-Mail mit weiteren Informationen und ein vereinbarter Rückruf können aufeinander aufbauen. Wir strukturieren diese Abfolge mit Aufgaben, Wiedervorlagen und bei Bedarf automatisierten Abläufen.
Auch LinkedIn-Profile lassen sich beim Ansprechpartner verlinken. Erkenntnisse aus dem Austausch auf LinkedIn können im CRM dokumentiert werden und beim nächsten Gespräch helfen.
Qualifizierung und Arbeitslisten
Welche Kontakte sind heute dran? Dein CRM zeigt es dir.
Für den nächsten Anruf brauchst du eine Auswahl, die zu deiner Aufgabe passt. In unserer B2B-Vertriebspraxis arbeiten wir beispielsweise mit getrennten Ansichten für Qualifizierung, Interesse und Terminierung. Hinzu kommen gezielte Ansichten für Ansprechpartner wie Finanzverantwortliche, IT-Leitung oder Einkaufsleitung.
Solche gespeicherten Filter heißen in Close „Smart Views“. Sie zeigen die Kontakte, die aktuell zu den festgelegten Kriterien passen. Ändern sich die Daten, verändert sich auch die Auswahl.
Du öffnest deine tägliche Arbeitsliste und siehst die Kontakte, bei denen ein sinnvoller nächster Schritt ansteht. Rückruftermine, Bearbeitungsstand und passende Filter helfen dabei, deine Anrufreihenfolge vorzubereiten. So kannst du direkt mit den relevanten Kontakten beginnen.
Gesprächswissen so erfassen, dass es später weiterhilft
Wir legen mit dir fest, welche Informationen dein Team wirklich braucht: etwa Zuständigkeit, Bedarf, vorhandene Lösung, Produktinteresse und der vereinbarte nächste Schritt. Diese Angaben halten wir in individuellen Feldern fest, die zu eurem Unternehmen und eurer Qualifizierung passen. Informationen zum Unternehmen und zum einzelnen Ansprechpartner können dabei getrennt erfasst werden.
Solche Felder lassen sich mit den passenden Berechtigungen ohne Programmierung anlegen und pflegen. Eine gemeinsame Struktur schafft Klarheit: Alle wissen, was im Gespräch geklärt und wie es dokumentiert werden soll.
So lässt sich später gezielt auswählen: Welche Unternehmen interessieren sich für ein bestimmtes Angebot? Wo fehlt noch der richtige Ansprechpartner? Bei wem steht ein Rückruf an?
Eine Arbeitsliste mit den wichtigen Informationen
Unternehmen, Ansprechpartner, Bearbeitungsstand, nächste Aufgabe und Kontaktquelle lassen sich in der Übersicht zusammenführen. Dein Team erkennt, wo es anknüpfen kann, und öffnet bei Bedarf den vollständigen Gesprächsverlauf.
Auch für spätere Kampagnen bleibt das Wissen nutzbar. Ihr könnt vorhandene Kontakte anhand ihrer gespeicherten Interessen und Anforderungen erneut auswählen.
Automatische Abläufe
Ein klarer Ablauf – auch nach dem ersten Kontaktversuch.
Wie oft wird ein neuer Kontakt angerufen? Wie viel Zeit liegt zwischen den Versuchen? Wann folgt eine E-Mail, und wer übernimmt nach einer Terminvereinbarung? Mit Workflows lassen sich solche Abläufe in Close vorbereiten.
Wir legen gemeinsam die Schritte, Zeitabstände und Zuständigkeiten fest. Das System erstellt die passenden Aufgaben und weist sie den vorgesehenen Personen zu. Dein Team führt die Gespräche und hält die Ergebnisse fest.
Anrufversuche mit System planen
Für neue Kontakte lässt sich eine Abfolge aus Anrufaufgaben und weiteren Schritten einrichten. Gemeinsam bestimmen wir, wann ein weiterer Versuch sinnvoll ist und bei welchen Ergebnissen der Ablauf endet. So ist für das Team klar, wie es weitergeht.
Nach einem Statuswechsel die nächsten Schritte auslösen
Wird ein Kontakt beispielsweise auf den vereinbarten Status „Termin vereinbart“ gesetzt, kann ein entsprechend eingerichteter Workflow starten. Er kann eine Bestätigungs-E-Mail vorbereiten oder versenden und eine Aufgabe für die Gesprächsvorbereitung an die zuständige Person vergeben.
Fortschritt und Zuständigkeiten nachvollziehen
Als Teamleitung kannst du nachvollziehen, welche Schritte laufen, wer zuständig ist und wo der Prozess stockt. Das erleichtert die Abstimmung und reduziert wiederkehrende Organisationsarbeit.
Workflows sind tarifabhängig. Auslöser, Stop-Bedingungen und automatische Nachrichten richten wir passend zu eurem Prozess ein.
Vorbereitete Listen nutzen
Vorbereitete Kontaktlisten zügig abtelefonieren.
Mit dem Power Dialer wählst du eine passende Kontaktliste aus. Close übernimmt das Wählen der Nummern nacheinander; du führst die Gespräche und dokumentierst die Ergebnisse. Die manuelle Wahl jeder einzelnen Nummer entfällt.
Die Grundlage ist eine gut gepflegte Liste: richtige Ansprechpartner, sinnvolle Auswahl und klare Wiedervorlagen. Genau diese Struktur bereiten wir mit euch vor.
Bei gut vorbereiteten Listen halten wir rund 40 Anrufversuche pro Stunde für realistisch. Wie viele es tatsächlich werden, hängt unter anderem von Erreichbarkeit, Gesprächsdauer und Nachbereitung ab. Wie viele Gespräche und Termine daraus entstehen, hängt auch von Zielgruppe und Ansprache ab.
Der Power Dialer ist in ausgewählten Close-Tarifen verfügbar. Gemeinsam prüfen wir, ob er zu eurer Arbeitsweise passt.
Vertrieb auswerten
Sehen, was im Vertrieb passiert – und wo ihr nachsteuern könnt.
Wie viele Gespräche führt dein Team? Welche E-Mail-Vorlagen erhalten Antworten? Wie entwickeln sich Kontakte und Verkaufschancen weiter?
Mit dem Reporting in Close lassen sich Aktivitäten und Ergebnisse auswerten. Je nach Bericht kannst du Zeiträume, Teammitglieder und ausgewählte Kontaktgruppen betrachten.
Wir stimmen mit dir ab, welche Auswertungen für eure Arbeit sinnvoll sind. Dazu können Anrufaktivitäten, E-Mail-Antworten, Veränderungen im Bearbeitungsstand und die Entwicklung eurer Verkaufspipeline gehören.
Die Grundlage dafür entsteht bereits beim Setup: mit verständlichen Status, passenden Feldern und einer einheitlichen Dokumentation. Dadurch erhältst du eine belastbare Grundlage für Teamgespräche, Kampagnenentscheidungen und die weitere Vertriebsplanung.
KI-Unterstützung
Mit KI schneller wieder im Thema sein.
Wenn mehrere Personen an einem Kontakt arbeiten oder das letzte Gespräch länger zurückliegt, hilft ein schneller Überblick. KI-Zusammenfassungen in Close können den bisherigen Verlauf eines Kontakts bündeln und die Vorbereitung auf das nächste Gespräch erleichtern.
Bei entsprechend eingerichteten Funktionen können auch Gesprächstranskripte und Zusammenfassungen die Nachbereitung unterstützen. Wir schauen gemeinsam, was eurem Team tatsächlich Arbeit abnimmt und wie die Ergebnisse weiterverwendet werden.
Die verfügbaren Funktionen und Kosten hängen vom Close-Tarif und den gebuchten Optionen ab. KI-Ergebnisse werden vom Team geprüft; Gesprächsaufzeichnungen setzen die erforderlichen rechtlichen Voraussetzungen voraus.
Anpassbar an eure Arbeitsweise
Euer Vertrieb verändert sich. Close lässt sich mitentwickeln.
Ein neues Angebot, zusätzliche Ansprechpartner oder ein veränderter Vertriebsprozess: Felder, Vorlagen und Arbeitsansichten können an eure neue Arbeitsweise angepasst werden.
Nach einer passenden Schulung könnt ihr viele dieser Änderungen selbst vornehmen. Wenn ihr Unterstützung braucht, übernehmen wir auch einzelne Anpassungen oder Erweiterungen.
Für verschiedene Geschäftsbereiche sind je nach Bedarf gemeinsame Strukturen oder getrennte Close-Organisationen möglich. Getrennte Organisationen haben eigene Datenbestände und Mitglieder. Rollen und Berechtigungen regeln ergänzend, wer welche Funktionen nutzen darf.
Welche Struktur sinnvoll ist und welche Lizenzkosten damit verbunden sind, klären wir vor der Einrichtung. Auch weitere Abläufe lassen sich abbilden, wenn die Struktur dazu passt – zum Beispiel die Auswahl von Mitarbeitenden und Freelancern oder die Nachverfolgung von Auftragsanfragen.
Solo-Selbstständige und kleine Teams
Deine Kontakte sind wertvoll – auch ohne großes Vertriebsteam.
Als Solo-Selbstständiger oder kleines Unternehmen kümmerst du dich oft gleichzeitig um Akquise, Angebote und laufende Aufträge. Gerade dann hilft eine Übersicht, die dich an vereinbarte Rückrufe erinnert und den bisherigen Austausch festhält.
Schon bei beispielsweise 50 aktiven Kontakten kann es sinnvoll sein, Gespräche, Interessen und nächste Schritte strukturiert zu verwalten. Entscheidend ist, wie du mit diesen Kontakten arbeitest und welche Chancen du daraus entwickeln möchtest.
Close bietet auch einen Einstieg für Einzelpersonen. Wir schauen gemeinsam, welche Funktionen du tatsächlich brauchst und welcher Tarif dazu passt. Erweiterte Funktionen wie Workflows und Power Dialer erfordern höhere Tarife. Dein Setup kann mit einer überschaubaren Grundstruktur beginnen und später erweitert werden.
Bewerbermanagement und Recruiting
Bewerbungen und Freelancer-Anfragen in Close organisieren.
Wer ist neu eingegangen? Mit wem wurde bereits gesprochen? Welche Konditionen wurden besprochen, und welches Profil passt zu einem späteren Projekt? Auch solche Abläufe lassen sich in Close übersichtlich strukturieren.
Wir nutzen das selbst für unsere Freelancer-Anfragen. Die Angaben aus dem Formular werden in Close zusammengeführt. Gespeicherte Ansichten helfen bei der Bearbeitung – etwa „Neu“, „Vorstellungsgespräch“, „Konditionen“, „Vertragsentwurf“ und „Pool“.
Profil, Gesprächsnotizen und nächste Schritte zusammenführen
Individuelle Felder können beispielsweise Erfahrung, verfügbare Kapazität, Starttermin und vereinbarte Konditionen abbilden. Zusammen mit Gesprächsnotizen, E-Mails und Aufgaben ergibt sich ein nachvollziehbarer Überblick zum jeweiligen Profil.
Passende Profile gezielt wiederfinden
Für eine neue Anfrage kannst du nach den gespeicherten Kriterien auswählen. Welche Person bringt die passende Erfahrung mit? Wer hat Kapazität? Mit wem steht noch ein Gespräch aus? Eine einheitliche Erfassung erleichtert diese Suche und die Zusammenarbeit im Team.
Einen Ablauf für dein Recruiting entwickeln
Für Recruiter und Unternehmen mit regelmäßigem Personal- oder Freelancer-Bedarf richten wir passende Felder, Ansichten, Vorlagen und Aufgabenabläufe ein. Formularanbindungen, Zugriffsrechte und die erforderliche Datentrennung stimmen wir auf euren Prozess ab.
Erfahrung aus dem B2B-Vertrieb
Wir kennen Close aus der täglichen Vertriebsarbeit.
FirstCallAgency ist eine Vertriebsagentur für beratungsintensive B2B-Angebote. Wir führen Erstgespräche, qualifizieren Kontakte und bereiten die nächsten Schritte im Vertrieb vor. Dabei arbeiten wir selbst mit Close.
Diese Erfahrung fließt in dein Setup ein: Welche Informationen braucht das nächste Gespräch? Was muss bei einer Übergabe mitkommen? Wie findet das Team die richtigen Kontakte wieder? Welche Zahlen helfen bei der Steuerung?
1. Euren Vertriebsprozess verstehen
Wir besprechen eure Zielgruppen, Angebote, Gesprächsabläufe und die Zusammenarbeit im Team. Daraus leiten wir die Anforderungen an das CRM ab.
2. Die passende Struktur einrichten
Wir setzen die vereinbarten Felder, Status, Arbeitsansichten und weiteren Funktionen in Close um. Der Umfang wird vorher festgelegt.
3. Gemeinsam im Alltag durchspielen
Wir prüfen die Einrichtung an typischen Abläufen: einen Kontakt bearbeiten, eine E-Mail versenden, einen Rückruf planen und eine Verkaufschance weiterführen. Gebuchte Schulungen bereiten dein Team auf die eigenständige Arbeit vor.
Leistungen und Preis
Close CRM einrichten lassen – ab 2.000 € netto.
Mit unserem Standard-Setup erhältst du eine auf euren Vertrieb abgestimmte Grundstruktur. Dazu gehören die vereinbarten Status, individuellen Felder und Arbeitsansichten. Den genauen Umfang und Festpreis legen wir vor dem Start gemeinsam fest.
Je nach Ausgangslage und Bedarf kannst du weitere Leistungen ergänzen:
- Telefonie und E-Mail für euren Arbeitsablauf einrichten.
- Vorlagen, automatisierte Abläufe und Reporting aufbauen.
- Anrufabläufe und geeignete Arbeitslisten für den Power Dialer vorbereiten.
- Einen Ablauf für Bewerbungen, Freelancer-Anfragen oder Recruiting einrichten.
- Daten aus Excel oder einem bestehenden CRM aufbereiten und importieren.
- Bestehende Tools anbinden.
- Mitarbeitende schulen und die eigenständige Pflege des Systems vermitteln.
- Ein vorhandenes Close-Setup verbessern oder erweitern.
Gerade beim Datenimport prüfen wir zuerst die Ausgangsdaten. Dubletten, unterschiedliche Quellen und fehlende Angaben beeinflussen den Aufwand. So ist vor der Umsetzung klar, welche Arbeiten erforderlich sind.
Alle Preise verstehen sich zuzüglich Umsatzsteuer. Close-Lizenzen und zusätzliche Nutzungsgebühren, etwa für Telefonie oder KI, werden separat berechnet.
Dein Einstieg in Close
Lerne Close so kennen, wie es für dich passt.
Partnerlink: Bei einem Abschluss über diesen Link können wir eine Provision von Close erhalten. Für den Test gelten die aktuellen Bedingungen von Close.
Häufige Fragen
Fragen zur Einrichtung von Close CRM.
Für welche Unternehmen eignet sich Close CRM?
Close kann für Solo-Selbstständige, Start-ups, kleine Unternehmen und größere B2B-Teams sinnvoll sein. Wir setzen es besonders dort ein, wo Kontakte aktiv bearbeitet werden und mehrere Gespräche bis zur Entscheidung nötig sind. Auch beispielsweise 50 aktive Kontakte können bereits von einer klaren Struktur profitieren. Maßgeblich sind eure Arbeitsweise und die benötigten Funktionen.
Können wir direkt aus Close telefonieren und E-Mails versenden?
Ja. Close bietet integrierte Telefonie und die Anbindung von E-Mail-Konten. Vorlagen unterstützen wiederkehrende Nachrichten. Wir stimmen Rufnummern, Konten und Abläufe auf eure Nutzung ab. Telefonie- und weitere Nutzungsgebühren hängen von eurer Nutzung und den gebuchten Leistungen ab.
Was bringen individuelle Felder und Smart Views?
Individuelle Felder sind Eingabefelder, die sich auf eure Angebote und euren Vertriebsprozess abstimmen lassen – etwa für Bedarf, eingesetzte Lösung, Produktinteresse oder Ansprechpartnerfunktion. Sie können Informationen zum Unternehmen, zu einzelnen Kontakten oder zu Verkaufschancen aufnehmen. Mit passenden Berechtigungen lassen sie sich ohne Programmierung einrichten und pflegen. Das schafft eine gemeinsame Grundlage für Qualifizierung und Dokumentation. Smart Views nutzen solche Angaben für gespeicherte Arbeitslisten und gezielte Auswahlen.
Können wir auch LinkedIn einbeziehen?
LinkedIn-Profile lassen sich beim Kontakt verlinken. Den dortigen Austausch könnt ihr im CRM dokumentieren. Eine automatische Übernahme von LinkedIn-Nachrichten ist damit nicht verbunden; zusätzliche Anbindungen werden separat geprüft.
Welche Auswertungen sind möglich?
Close bietet unter anderem Berichte zu Anruf- und E-Mail-Aktivitäten, Statusänderungen und Verkaufschancen. Gemeinsam legen wir fest, welche Kennzahlen und Filter zu euren Zielen passen. Welche Berichte verfügbar sind, hängt vom gewählten Tarif ab.
Was kostet die Einrichtung?
Das Standard-Setup beginnt ab 2.000 € netto zuzüglich Umsatzsteuer. Du erhältst einen Festpreis für den vereinbarten Leistungsumfang. Datenaufbereitung, Import, zusätzliche Anbindungen und Schulungen werden bei Bedarf ergänzend kalkuliert. Softwarelizenzen und Nutzungsgebühren sind separat.
Übernehmt ihr Daten aus Excel oder einem anderen CRM?
Ja, nach Prüfung der Daten und gesonderter Abstimmung. Wir klären, welche Informationen übernommen werden, wie sie zugeordnet werden und welche Bereinigung nötig ist. Der Aufwand richtet sich nach Umfang, Struktur und Qualität der Daten.
Können wir Close später selbst anpassen?
Ja. Mit passenden Berechtigungen und einer Schulung könnt ihr beispielsweise Felder, Filter und Vorlagen selbst pflegen. Für komplexere Änderungen oder zusätzliche Unterstützung könnt ihr uns gezielt beauftragen.
Könnt ihr ein bestehendes Close-Setup optimieren?
Ja. Wir prüfen gemeinsam, welche Teile nicht mehr zu eurem Vertrieb passen. Daraus entsteht ein abgestimmter Auftrag – etwa für eine bessere Kontaktstruktur, übersichtliche Arbeitslisten, Reporting oder neue Abläufe.
Wie lange dauert ein Close-CRM-Setup?
Das hängt vom Umfang, den vorhandenen Daten, gewünschten Anbindungen und der Abstimmung ab. Nach dem ersten Überblick vereinbaren wir einen realistischen Zeitrahmen.
Was lässt sich mit Workflows automatisieren?
Je nach Einrichtung können Workflows Anrufaufgaben erstellen, Aufgaben zuweisen, E-Mails versenden und auf Ereignisse wie einen Statuswechsel reagieren. Wir legen Schritte, Zeitabstände und Stop-Bedingungen fest. Bei normalen Anrufaufgaben telefoniert dein Team selbst; der Workflow organisiert den Ablauf.
Was bringt der Power Dialer?
Er wählt Kontakte aus einer vorbereiteten Liste nacheinander an und spart die manuelle Nummernwahl. Der Nutzen hängt unter anderem von Listenqualität, Erreichbarkeit und Gesprächsdauer ab. Wir prüfen den passenden Tarif und richten die zugrunde liegenden Arbeitslisten mit euch ein.
Kann Close auch für Bewerbermanagement genutzt werden?
Ja, mit einer individuell eingerichteten Struktur für Profile, Bearbeitungsstände, Gesprächsnotizen und Aufgaben. Auch Formularanbindungen und passende Vorlagen können den Ablauf ergänzen. Welche Anforderungen eures Recruitings Close abdeckt, klären wir vorab.
Dein nächster Schritt
Lass uns anschauen, was dein Vertrieb braucht.
Du möchtest Close neu einführen oder mehr aus eurem bestehenden System machen? Zeig uns, wie ihr heute arbeitet. Wir besprechen, wie Kontakte, Kommunikation und Auswertungen besser zusammenspielen können und welcher Umfang für euch sinnvoll ist.
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